Baliemedewerker / officemanager — MOND Aalter
Functieomschrijving
Ben jij een gedreven professional die zowel administratief sterk is als uitblinkt in patiëntgerichtheid? Heb je ervaring in het managen van kantooractiviteiten en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Bij MOND Aalter hebben we een boeiende positie beschikbaar waarbij je als officemanager het gezicht van onze praktijk bent en tegelijkertijd een essentiële rol aan de balie vervult. Als jij enthousiast wordt van een veelzijdige functie waarin je zowel je organisatorische vaardigheden als je patiëntgerichtheid kunt inzetten, dan zijn wij op zoek naar jou!
In de rol van baliemedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor onze patiënten en speel je een cruciale rol in het beheer van de praktijk. Je zult voornamelijk aan de balie zitten, waarbij je zowel administratieve taken uitvoert als officemanagement verantwoordelijkheden draagt. Mond Aalter is daarenboven in volle groei, waardoor je ook persoonlijke doorgroeimogelijkheden zult genieten. Toekomstgericht zullen de taken als officemanager geleidelijk aan de overhand nemen, waarbij de taken van baliemedewerker zullen kunnen gedelegeerd worden.
Takenpakket
Jouw takenpakket als baliemedewerker (2/3de) bestaat uit volgende werkzaamheden:
- Je verwelkomt patiënten en begeleidt hen naar de juiste locaties binnen de praktijk.
- Als eerste aanspreekpunt verstrek je informatie aan patiënten over openingstijden, afspraakmogelijkheden en benodigde documentatie.
- Je handelt inkomende telefoongesprekken professioneel af en neemt boodschappen op.
- Je beheert e-mails en post die binnenkomen.
- Je plant afspraken in voor tandartsen volgens de behoeften van de patiënt en de urgentie van de behandeling.
- Je beheert medische en administratieve dossiers van patiënten en volgt openstaande saldo's op.
Verder neem je met verve het takenpakket van een officemanager (1/3de) ter harte:
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werking en verbetering van de praktijk in samenwerking met de hoofdtandarts en ondersteuning van het MOND Service Center:
Dagelijks: Afpuntingen, beantwoorden mails, postverwerking, toezichthoudende rol wat personeel betreft, ad hoc problemen verhelpen…
Wekelijks: Nazicht uurregistratie, onkosten, afwezigheden… aanmaningen versturen, leveranciersfacturen betalen, contact boekhoudkundige dienst, overleg met de tandarts…
Maandelijks: Prestaties assistenten en berekenen lonen van de tandartsen, opmaken personeelsplanning, bestellen kantoormateriaal…
Jaarlijks: Inplannen vergaderingen zowel voor tandartsen als assistenten, organiseren teamevent, inplannen evaluatiegesprekken en medische onderzoeken…
- Samen met het team waarborg je een klantgerichte zorgverlening.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het team, leveranciers en externe partijen.
- Je neemt deel aan officemanager overleg en MOND-projecten.
Profiel
Profiel
- Je bent minimaal in het bezit van een diploma secundair onderwijs, een bachelordiploma strekt tot aanbeveling.
- Je hebt bij voorkeur een eerste professionele ervaring in een tandartsenpraktijk of een andere zorginstelling
- Je hebt een positieve en verzorgde uitstraling
- Je beschikt over een vlotte en professionele omgang met collega’s en patiënten
- Je functioneert goed zowel in groep als individueel
- Je kan goed met verschillende computertoepassingen werken (Microsoft Office, Microsoft Outlook, kennis van Dentadmin is een plus)
- Je bent vlot Nederlandstalig en kan je ook uitdrukken in het Engels
Jobgerelateerde competenties
- De activiteiten van een team coördineren
- Verrichtingen uitvoeren voor het boekhoudkundig en budgetbeheer van de organisatie
- Medisch-administratieve informatie verzamelen over de dienstverlening van de organisatie
De conformiteit van de gecodeerde gegevens controleren - De wachtdienstregeling doorgeven aan de politie, lokale pers...
- De planning en de agenda van de arts bijhouden
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Verslagen van operaties of medische handelingen invoeren en de lay-out verzorgen
De verslagen doorsturen naar personen met zorgbehoefte, artsen... - Medische handelingen factureren en de betaling innen
Aangifte doen van de medische handelingen bij de sociale zekerheidsinstellingen, ziekenfondsen... - Het medisch dossier van de patiënt samenstellen en bijwerken bij elk bezoek of bij elke verandering van de situatie
- Documentatiemateriaal voorzien, beheren en actueel houden
- Personen met zorgbehoefte ontvangen en oriënteren
Deze personen informeren over het verloop van het onderzoek of de behandeling en het tarief - De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen - De patiënt adviseren bij de administratieve stappen (samenstelling van dossiers, invullen van formulieren...)
Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Klantgerichtheid
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Stressbestendigheid
- Resultaatgerichtheid
- Assertiviteit
- Zorgvuldigheid
- Flexibiliteit
- Betrouwbaarheid
- Samenwerken
- Communiceren
Aanbod
Wie zijn wij?
Bij MOND tandartsenpraktijken werken we elke dag aan hoogkwalitatieve mondzorg gebracht door een professioneel team en gebaseerd op individuele noden. Wij brengen tandartsen, tandspecialisten en tandlabo samen onder één dak om op een kwalitatieve manier een gepast antwoord te bieden op elke tandheelkundige vraag of ingreep. Bij ons kom je terecht in een jong en enthousiast team waarbij innovatie voorop staat.
Wat bieden wij?
Wij bieden jou een voltijds contract van onbepaalde duur met een marktconform loon op basis van jouw anciënniteit, aangevuld met maaltijdcheques, woon-werkvergoeding, eindejaarspremie en hospitalisatieverzekering (na 6 maanden in dienst). Je krijgt de mogelijkheid om opleidingen te volgen volgens jouw noden, zodat je je verder kan ontwikkelen in jouw rol als baliemedewerker. Je wordt dagdagelijks ondersteund door jouw team van collega’s.
Heb je interesse in deze functie? Stuur je CV en motivatiebrief per mail naar e.verdievel@mondaalter.be of vul het onderstaande formulier in.
Plaats van tewerkstelling
MOND Aalter : Brouwerijstraat 44, 9880 Aalter